Datenschutzerklärung
Stand: 6. November 2026
Wir freuen uns über Dein Interesse an RiskMap! Solutions. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Dich darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung unseres Portals, im Bewerbungsverfahren sowie im Rahmen von Supportanfragen und anderen Kontaktaufnahmen verarbeiten.
Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören beispielsweise Dein Name, Deine E-Mail-Adresse, Angaben in Deiner Vorstellung oder die Inhalte einer Supportanfrage.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich für die in diesen Hinweisen beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
RiskMap! Solutions GmbH
St.-Jakobus-Str. 63
55442 Stromberg
Deutschland
E-Mail: info@riskmap.de
Wenn Du Fragen zur Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten hast oder Deine Datenschutzrechte ausüben möchtest, kannst Du Dich über diese Adresse an uns wenden.
2. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für unser Portal unter portal.riskmap.com und die zugehörigen, über riskmap.odoo.com erreichbaren Angebote. Sie umfasst insbesondere:
den Besuch der Portalseiten;
die Nutzung eines Portalzugangs;
die Übermittlung und Bearbeitung von Bewerbungen;
die Bearbeitung von Supportanfragen;
die Nutzung des Livechats;
die Buchung und Organisation von Gesprächsterminen;
die damit verbundene Kommunikation.
Für unsere Unternehmenswebsite und andere eigenständige Angebote können ergänzende oder gesonderte Datenschutzhinweise gelten.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist und eine rechtliche Grundlage besteht.
Je nach Anlass erfolgt die Verarbeitung insbesondere:
zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO;
zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO;
zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, soweit Deine Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen;
auf Grundlage Deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO;
im Bewerbungsverfahren nach den für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses geltenden Vorschriften, insbesondere § 26 Abs. 1 BDSG.
Unsere berechtigten Interessen bestehen insbesondere darin, unser Portal sicher und zuverlässig bereitzustellen, Anfragen zu bearbeiten, Missbrauch zu verhindern, betriebliche Abläufe nachvollziehbar zu organisieren und erforderlichenfalls Rechtsansprüche geltend zu machen oder uns gegen solche zu verteidigen.
4. Bereitstellung des Portals und technische Zugriffsdaten
Beim Aufruf unseres Portals werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:
die IP-Adresse des zugreifenden Geräts;
Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
aufgerufene Seiten und angeforderte Dateien;
übertragene Datenmengen und technische Statusmeldungen;
Browsertyp und Browserversion;
Betriebssystem;
die zuvor besuchte Seite, soweit diese Information übermittelt wird.
Diese Daten werden benötigt, um die angeforderten Inhalte auszuliefern, die Funktionsfähigkeit des Portals sicherzustellen und technische Störungen oder sicherheitsrelevante Ereignisse zu erkennen und zu untersuchen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb unseres Internetangebots.
Speicherdauer der technischen Zugriffsprotokolle: ein Jahr – Bestätigung durch den Hostinganbieter steht aus.
Soweit einzelne Protokolldaten zur Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls oder zur Rechtsverfolgung benötigt werden, können sie für die hierfür erforderliche Dauer aufbewahrt werden.
5. Technische Dienstleister
Für die Bereitstellung des Portals und die Verarbeitung der damit verbundenen Vorgänge setzen wir technische Dienstleister ein. Hierzu gehören insbesondere Odoo für den Portalbetrieb und die Bearbeitung von Vorgängen sowie IONOS für die E-Mail-Infrastruktur.
Diese Dienstleister können personenbezogene Daten erhalten, soweit dies zur Erbringung ihrer Leistungen erforderlich ist. Soweit sie Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Weitere Empfänger können die von diesen Dienstleistern zulässigerweise eingesetzten Unterauftragnehmer sein.
Für den Betrieb unseres Portals und die Bearbeitung von Bewerbungen, Supportanfragen und weiteren Vorgängen nutzen wir Odoo Online des Anbieters Odoo S.A., Belgien. Für die E-Mail-Infrastruktur setzen wir IONOS SE, Deutschland, ein.
Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies zur Bereitstellung ihrer Leistungen erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung in unserem Auftrag erfolgt, gelten die Anforderungen an die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
6. Cookies und vergleichbare Technologien
Unser Portal kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden, um Funktionen bereitzustellen und Einstellungen zu speichern.
Soweit die Speicherung von Informationen auf Deinem Endgerät oder der Zugriff auf solche Informationen unbedingt erforderlich ist, um einen von Dir ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Hierzu können beispielsweise Funktionen für die Anmeldung und die Aufrechterhaltung einer Sitzung gehören.
Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der jeweils einschlägigen Grundlage der DSGVO, insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO.
Für darüber hinausgehende, einwilligungspflichtige Technologien holen wir vor deren Einsatz Deine Einwilligung ein. Rechtsgrundlagen sind dann § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kannst Du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
7. Kontaktaufnahme per E-Mail
Wenn Du uns eine E-Mail sendest, verarbeiten wir Deine E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Deinen Namen und weitere Kontaktdaten sowie den Inhalt Deiner Nachricht und beigefügte Dateien.
Wir verwenden diese Informationen, um Dein Anliegen zu bearbeiten, Rückfragen zu stellen und mit Dir zu kommunizieren.
Bei vertragsbezogenen Anfragen oder vorvertraglichen Maßnahmen erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei sonstigen Anfragen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung eingehender Nachrichten.
Die Speicherdauer richtet sich nach dem Inhalt und Zweck der Kommunikation. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie eine erforderliche Aufbewahrung zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen bleiben unberührt.
8. Bewerbungen und gegenseitiges Kennenlernen
Welche Daten wir verarbeiten
Wenn Du Dich bei uns vorstellst oder auf eine ausgeschriebene Position bewirbst, verarbeiten wir die von Dir übermittelten Informationen. Dazu können insbesondere gehören:
Name und Kontaktdaten;
Angaben zu beruflichen Erfahrungen, Kenntnissen und Fähigkeiten;
Informationen zu Ausbildung, Qualifikationen und Sprachkenntnissen;
Angaben zu Motivation, Interessen und beruflichen Zielen;
Arbeitsproben, Projektbeschreibungen und sonstige von Dir eingereichte Inhalte;
von Dir bereitgestellte Videos oder Links zu beruflichen Profilen;
Angaben zu Verfügbarkeit, Kündigungsfristen und Vergütungsvorstellungen;
die im weiteren Kennenlernen entstehende Kommunikation;
interne, auf die jeweilige Aufgabe bezogene Einschätzungen und Gesprächsnotizen.
Wir benötigen keinen lückenlosen oder nach einem bestimmten Muster gestalteten Lebenslauf. Für den Datenschutz ist jedoch entscheidend, welche personenbezogenen Informationen Du uns tatsächlich zur Verfügung stellst.
Bitte beschränke Deine Vorstellung auf Informationen, die für das Kennenlernen und die angestrebte Tätigkeit relevant sind. Übermittle keine vertraulichen Informationen früherer Arbeitgeber, Kunden oder anderer Dritter und verwende Arbeitsproben nur, soweit Du zu deren Weitergabe berechtigt bist.
Zweck und Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten Deine Angaben, um Deine Eignung für eine Tätigkeit zu beurteilen, Gespräche zu organisieren und über eine mögliche Zusammenarbeit zu entscheiden.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG. Soweit eine andere Form der Zusammenarbeit, beispielsweise eine selbstständige Tätigkeit, angestrebt wird, kommt insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO zur Anwendung.
Eine Einwilligung holen wir ein, wenn eine zusätzliche Verarbeitung eine solche erfordert.
Zugriff auf Bewerbungsdaten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff auf Deine Bewerbungsdaten, die an der Bearbeitung Deiner Vorstellung, der fachlichen Beurteilung oder der Entscheidung über eine Zusammenarbeit beteiligt sind.
Hinzu kommen erforderlichenfalls die mit dem Betrieb der eingesetzten Systeme beauftragten Dienstleister.
Besonders schutzbedürftige Angaben
Für Deine Vorstellung benötigen wir grundsätzlich keine Angaben etwa zu Deiner Gesundheit, Religion, politischen Überzeugung oder sexuellen Orientierung.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten ausnahmsweise für das Verfahren erforderlich sind, erfolgt ihre Verarbeitung nur auf einer hierfür einschlägigen Rechtsgrundlage. Die freiwillige Übermittlung solcher Angaben stellt nicht automatisch eine Einwilligung in jede weitere Nutzung dar.
Führungszeugnisse
Für einzelne Tätigkeiten kann die Einsichtnahme in ein Führungszeugnis erforderlich sein. Ob dies auf die betreffende Position zutrifft, teilen wir im Verfahren mit.
Bitte sende ein Führungszeugnis ausschließlich nach entsprechender Aufforderung. Über Zweck, rechtliche Grundlage, Umfang und Aufbewahrung einer gegebenenfalls erforderlichen Verarbeitung informieren wir Dich gesondert. Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten unterliegen den besonderen Anforderungen des Art. 10 DSGVO.
Aufbewahrung und Löschung
Kommt es zu einer Einstellung, übernehmen wir die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Daten in Deine Personalunterlagen. Hierzu erhältst Du gesonderte Datenschutzhinweise.
Andernfalls löschen wir Deine Bewerbungsdaten grundsätzlich sechs Monate nach Zugang unserer Absage beziehungsweise nach dem anderweitigen Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Bis dahin bewahren wir sie zur möglichen Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auf.
Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit sie für solche Rechtsansprüche weiterhin erforderlich ist oder Du einer weiteren Aufbewahrung für zukünftige Aufgaben gesondert zugestimmt hast.
Berücksichtigung für spätere Aufgaben
Wenn wir Deine Vorstellung für zukünftige Aufgaben aufbewahren möchten, bitten wir Dich hierfür um eine gesonderte Einwilligung. Die Aufnahme in einen Bewerberpool erfolgt nicht allein deshalb, weil Du Dich bei uns beworben hast.
In diesem Zusammenhang informieren wir Dich über die konkrete Dauer und den Umfang der weiteren Speicherung. Eine Einwilligung kannst Du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
9. Supportanfragen und Tickets
Wenn Du unser Supportangebot nutzt, verarbeiten wir die zur Bearbeitung Deiner Anfrage erforderlichen Informationen. Dazu können insbesondere gehören:
Name, geschäftliche Kontaktdaten und Unternehmenszugehörigkeit;
Angaben zu Deiner Supportberechtigung;
Beschreibung des Anliegens;
betroffene Funktionen, Systeme und Softwareversionen;
übermittelte Bildschirmaufnahmen, Protokolldateien und sonstige Anlagen;
Kommunikation, Bearbeitungsschritte und technische Lösungshinweise.
Die Verarbeitung dient der Prüfung Deiner Berechtigung, der Bearbeitung und Dokumentation der Anfrage sowie der Erbringung vereinbarter Supportleistungen.
Soweit Du selbst Vertragspartei bist, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO einschlägig. Soweit Du als Ansprechpartner eines Kundenunternehmens handelst, erfolgt die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Durchführung und Organisation der Kundenbetreuung.
Bitte übermittle nur die für die Bearbeitung erforderlichen Informationen. Passwörter, vollständige Zugangsdaten oder personenbezogene Daten unbeteiligter Personen gehören nicht in eine gewöhnliche Supportnachricht.
Supportvorgänge können den jeweils zuständigen Mitarbeitenden und den hierfür berechtigten Portalnutzern zugänglich sein. Welche Personen innerhalb eines Kundenunternehmens Zugriff erhalten, richtet sich nach der eingerichteten Zugriffsberechtigung.
10. Portalzugang
Wenn wir Dir einen Portalzugang bereitstellen, verarbeiten wir die zur Einrichtung und Verwaltung des Kontos erforderlichen Angaben. Dazu gehören insbesondere Dein Name, Deine E-Mail-Adresse, Deine Unternehmenszugehörigkeit und die Deinem Konto zugeordneten Berechtigungen.
Zusätzlich werden technisch erforderliche Anmelde- und Sitzungsinformationen verarbeitet.
Die Verarbeitung dient dazu, Dir die freigegebenen Inhalte und Funktionen bereitzustellen und unberechtigte Zugriffe zu verhindern. Rechtsgrundlage ist je nach Nutzungsverhältnis Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO.
Ein Portalzugang berechtigt ausschließlich zum Zugriff auf die jeweils freigegebenen Inhalte. Bitte behandle Deine Zugangsdaten vertraulich.
Bei Beendigung der Zugangsberechtigung wird das Konto gesperrt oder gelöscht. Daten aus zugehörigen Vorgängen können unabhängig davon weiter aufbewahrt werden, soweit dies für deren Bearbeitung oder aufgrund rechtlicher Anforderungen erforderlich ist.
11. Livechat und Support-Assistent
Über die Chatfunktion kannst Du Informationen zur Nutzung des Portals erhalten oder mit verfügbaren Mitarbeitenden Kontakt aufnehmen.
Dabei können insbesondere Deine Nachrichten, von Dir angegebene Kontaktinformationen, Zeitpunkte der Kommunikation sowie technisch erforderliche Sitzungsdaten verarbeitet werden.
Die Antworten des Support-Assistenten können anhand Deiner Auswahl und eines vorgegebenen Gesprächsablaufs bereitgestellt werden. Die Nutzung einer solchen Funktion bedeutet für sich genommen keine automatisierte Entscheidung über Deine Bewerbung oder Deine vertraglichen Ansprüche.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Deiner Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung eines zusätzlichen Kommunikations- und Orientierungsangebots.
Bitte übermittle im Chat keine Passwörter oder sonstigen Informationen, die für das Anliegen nicht erforderlich sind. Für förmliche Supportanfragen bleibt der mit Deinem Unternehmen vereinbarte Kommunikationsweg maßgeblich.
12. Terminbuchung und Gespräche
Wenn Du über unser Portal einen Gesprächstermin buchst, verarbeiten wir die für die Buchung und Organisation erforderlichen Angaben. Dazu gehören insbesondere Dein Name, Deine E-Mail-Adresse, der gewählte Termin und gegebenenfalls weitere von Dir mitgeteilte Informationen.
Wir verwenden diese Daten zur Terminabstimmung, zum Versand von Bestätigungen und zur Durchführung des Gesprächs. Im Bewerbungsverfahren gelten die dort genannten Rechtsgrundlagen; bei sonstigen Terminen richtet sich die Rechtsgrundlage nach dem jeweiligen Anlass.
Eine etwaige Aufzeichnung von Gesprächen bedarf einer gesonderten rechtlichen Grundlage und vorherigen Information. Aus der Teilnahme an einem Gespräch ergibt sich keine pauschale Zustimmung zu einer Aufzeichnung.
13. Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten erhalten innerhalb unseres Unternehmens nur diejenigen Personen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Außerhalb unseres Unternehmens können Daten insbesondere an folgende Empfängerkategorien übermittelt werden:
technische Dienstleister für Hosting, E-Mail und Systembetrieb;
gegebenenfalls Anbieter eingebundener Termin- und Kommunikationsdienste;
beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater, soweit ihre Einbindung erforderlich ist;
Behörden, Gerichte oder andere Stellen, soweit eine rechtliche Verpflichtung besteht oder die Übermittlung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Eine Weitergabe erfolgt jeweils nur im erforderlichen Umfang und auf einer einschlägigen rechtlichen Grundlage.
14. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden.
Soweit keine feste Frist angegeben ist, richtet sich die Dauer insbesondere danach, ob der betreffende Vorgang abgeschlossen ist, weitere Rückfragen zu erwarten sind, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Daten zur Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich sind.
Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden die Daten gelöscht, sofern kein anderer zulässiger Aufbewahrungsgrund besteht.
Daten in Sicherungskopien werden im Rahmen der jeweiligen Sicherungs- und Überschreibungszyklen bereinigt. Während einer technisch bedingten weiteren Vorhaltung dürfen sie nicht für andere Zwecke genutzt werden.
15. Deine Datenschutzrechte
Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen hast Du insbesondere folgende Rechte:
Auskunft: Du kannst Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Dich verarbeiten.
Berichtigung: Du kannst die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
Löschung: Du kannst die Löschung Deiner personenbezogenen Daten verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
Einschränkung der Verarbeitung: Du kannst unter den gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass die Verarbeitung Deiner Daten eingeschränkt wird.
Datenübertragbarkeit: Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, kannst Du Daten, die Du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
Widerruf einer Einwilligung: Eine erteilte Einwilligung kannst Du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Zur Ausübung Deiner Rechte kannst Du Dich an info@riskmap.de wenden. Soweit dies erforderlich ist, können wir zusätzliche Informationen anfordern, um Deine Identität zu bestätigen und eine unberechtigte Offenlegung von Daten zu verhindern.
16. Widerspruchsrecht
Wenn wir Deine personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, kannst Du aus Gründen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.
Wir verarbeiten die betreffenden Daten anschließend nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Gegen eine Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung kannst Du jederzeit Widerspruch einlegen. Die betreffenden Daten werden dann nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
17. Beschwerderecht
Du hast das Recht, Dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
Du kannst Dich insbesondere an die Aufsichtsbehörde Deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Deines Arbeitsplatzes oder des Orts des vermuteten Verstoßes wenden.
Für unser Unternehmen ist grundsätzlich der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz zuständig. Weitere Informationen findest Du unter:
https://www.datenschutz.rlp.de
18. Erforderlichkeit der Bereitstellung
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist nicht allein deshalb gesetzlich vorgeschrieben, weil Du unser Portal besuchst.
Bestimmte Informationen sind jedoch erforderlich, um einzelne Angebote nutzen zu können. Ohne eine erreichbare Kontaktadresse können wir beispielsweise nicht auf eine Bewerbung antworten. Ohne Angaben zum betroffenen Problem können wir eine Supportanfrage möglicherweise nicht bearbeiten.
Soweit Angaben für einen bestimmten Vorgang erforderlich sind, ergibt sich dies aus dem jeweiligen Zusammenhang oder einer entsprechenden Kennzeichnung.
19. Automatisierte Entscheidungen
Entscheidungen über Deine Bewerbung treffen die am Auswahlverfahren beteiligten Personen. Eine ausschließlich automatisierte Bewertung oder Ablehnung findet nicht statt. Automatisierte Funktionen unterstützen organisatorische Abläufe, beispielsweise den Versand von Eingangsbestätigungen und die Zuordnung von Anfragen.
20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung personenbezogener Daten, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern.
Die jeweils aktuelle Fassung stellen wir auf dieser Seite bereit. Soweit eine Änderung eine erneute Information oder Einwilligung erfordert, berücksichtigen wir dies im betreffenden Verfahren.